ARSIP

A. ARSIP DINAMIS

            Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sebagai contoh, walaupun arsip dinamis keuangan merupakan arsip dinamis yang penting, arsip keuangan yang disimpan harus meluas agar dapat memberikan gambaran historis yang lengkap menyangkut badan korporasi. Arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai arsip statis ditentukan pula oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip dinamis.

            Nilai arsip dinamis ini terbagi dua, yaitu nilai rujukan (referens) dan nilai penelitian. Pemisahan antara nilai rujukan dengan nilai penelitian bagi arsip dinamis yang akan disimpan permanen memang agak sulit. Pada umumnya, perbedaan antara kedua nilai terletak pada pemakai dan maksud penyimpanannya, bukannya pada arsip dinamis beserta isinya

B.  ARSIP STATIS

            Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang.dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk. Perusahaan Eli Lilly and Company yang bergerak dalam bidang obat menyimpan arsip statis kertas serta contoh produk perusahaan, suvenir ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk. Foto merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis Sejarah lisan merupakan bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena dibuat berdasarkan pengalaman eksekutif puncak sebuah perusahaan. Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape, transkrip, dan videotape .Katalog perusahaan juga merupakan sumber informasi.

Fungsi arsip statis adalah:

1.   Sebagai memori perusahaan atau perorangan

2.   Untuk pembuktian

3.   Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan berdasarkan ketentuan hokum.

4.   Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah

5.   Untuk keselamatan manusia

6.   Untuk kepentingan masyarakat

7.   Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan

8.   Memelihara aktivitas hubungan masyarakat.

9.   Untuk menelusur silsilah

  ARSIP AKTIF

Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.

v Pengelolaan dan penataan arsip aktif

menghasilkan tertatanya fisik dan infromasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan.  Langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif.

Pemberkasan arsip aktif memuat :

a.    Klasifikasi arsip

b.    Uraian informasi

c.    Waktu

d.    Jumlah

e.    Keterangan Isi berkas memuat

a.    Nomor berkas

b.    Nomor item arsip

c.    Kode klasifikasi

d.   Uraian informasi arsip

e.    Tanggal

f.     Jumlah

g.    keterangan

 Guna melakukan pemberkasan arsif aktif perlu dipersiapkan hal-hal   sebagai berikut:

a.    Mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung ( tempat dan alat)

b.    Mempersiapkan arsip yang akan diberkas.

v ARSIP INAKTIF

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

v Pengelolaan dan penataan arsip inaktif

 yang dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip.

Daftar arsip inaktif memuat  informasi tentang: pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan

ARSIP VITAL

Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.

Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.

Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:

a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.

Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain.

      

Pengertian Arsip Terjaga         

Menurut Undang –Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 Angka 8 disebutkan bahwa arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Pengertian arsip terjaga tersebut tidak jelas apabila tidak dikaitkan dengan Pasal 34 (2) "Negara secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis", dan dikaitkan dengan Pasal 43 ayat (1) "Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 (2) wajib memberkaskan dan melaporkan kepada ANRI." Setelah pengertian Pasal 1 Angka 8 dikaitkan dengan Pasal 34 (2) dan Pasal 43 ayat (1) barulah pengertian arsip terjaga menjadi jelas. Pengertian tersebut bisa dikembangkan sebagai berikut: "arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya" (Djoko Utomo, 2011:11). Dengan demikian, kata-kata "yang strategis" bukan hanya melekat pada "pemerintahan yang stratgeis" tetapi juga pada: 1) "kependudukan yang strategis", 2) "kewilayahan yang strategis", 3) "kepulauan yang strategis", 4) "perbatasan yang strategis", 5) "perjanjian internasional yang strategis", 6) "kontrak karya yang strategis".

Hal-hal yang berkaitan dengan kewilayahan, khususnya wilayah NKRI, kepulauan, khususnya pulau-pulau terluar, perbatasan, khususnya perbatasan dengan Negara lain walaupun tanpa tambahan kata-kata "yang strategis" pastilah strategis. Demikian juga perjanjian internasional  dan kontrak karya walaupun tidak ditambah kata "yang strategis" pastilah perjanjian internasional dan kontrak karya adalah strategis karena berhubungan dengan negara lain dan masalahnya memang masalah yang strategis. Kontrak karya dengan PT. Freeport, apakah kontrak karya tersebut tidak strategis? Dengan demikian kata "yang strategis" untuk perjanjian internasional dan kontrak karya adalah untuk mempertegas.

Untuk "kependudukan", "kewilayahan", "kepulauan", "perbatasan", dan "pemerintahan" apabila tidak ditambah kata-kata "yang strategis" maka di dalamnya akan banyak dijumpai arsip yang tidak penting. Untuk itu perlu ditegaskan kembali bahwa kata-kata "yang strategis"  diperuntukkan untuk semua bidang ata 7 (tujuh) bidang, yaitu: kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintah.

Arsip terjaga adalah arsip dinamis. Arsip dinamis terdiri atas arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Di Belanda disebut dengan archief (lopende archief dan semi-statisch archief), di Kanada disebut dengan records (active records dan inactive records), di Amerika Serikat disebut dengan records (current records dan semi-current records), di Perancis disebut dengan archives (archives courantes  dan archives intermediaries).