A. ARSIP DINAMIS
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sebagai
contoh, walaupun arsip dinamis keuangan merupakan arsip dinamis yang penting,
arsip keuangan yang disimpan harus meluas agar dapat memberikan gambaran
historis yang lengkap menyangkut badan korporasi. Arsip yang dilestarikan
meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis
tokoh dalam badan korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai
arsip statis ditentukan pula oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip
dinamis.
Nilai arsip dinamis ini terbagi dua, yaitu nilai rujukan (referens) dan nilai
penelitian. Pemisahan antara nilai rujukan dengan nilai penelitian bagi arsip
dinamis yang akan disimpan permanen memang agak sulit. Pada umumnya, perbedaan
antara kedua nilai terletak pada pemakai dan maksud penyimpanannya, bukannya
pada arsip dinamis beserta isinya
B. ARSIP STATIS
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip
statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang
disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan
perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.
Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang.dibagi menjadi arsip
bisnis, kreatif, dan produk. Perusahaan Eli Lilly and Company yang bergerak
dalam bidang obat menyimpan arsip statis kertas serta contoh produk perusahaan,
suvenir ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk.
Foto merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis Sejarah lisan merupakan
bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena dibuat berdasarkan pengalaman
eksekutif puncak sebuah perusahaan. Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape,
transkrip, dan videotape .Katalog perusahaan juga
merupakan sumber informasi.
Fungsi arsip statis adalah:
1.
Sebagai memori perusahaan
atau perorangan
2.
Untuk pembuktian
3.
Sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan berdasarkan ketentuan hokum.
4.
Sebagai sumber penelitian,
khususnya penelitian sejarah
5.
Untuk keselamatan manusia
6. Untuk
kepentingan masyarakat
7.
Untuk kepentingan
pendidikan dan hiburan
8.
Memelihara aktivitas
hubungan masyarakat.
9.
Untuk menelusur silsilah
ARSIP AKTIF
Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
v Pengelolaan dan
penataan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan infromasi arsip
serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip
yang dibutuhkan. Langkah yang perlu
dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif.
Pemberkasan arsip aktif memuat :
a.
Klasifikasi arsip
b.
Uraian informasi
c.
Waktu
d. Jumlah
e.
Keterangan Isi berkas memuat
a.
Nomor berkas
b.
Nomor item arsip
c.
Kode klasifikasi
d.
Uraian informasi arsip
e.
Tanggal
f.
Jumlah
g.
keterangan
Guna melakukan
pemberkasan arsif aktif perlu dipersiapkan hal-hal sebagai berikut:
a.
Mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung ( tempat dan alat)
b.
Mempersiapkan arsip yang akan diberkas.
v ARSIP INAKTIF
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung
dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
v Pengelolaan dan
penataan arsip inaktif
yang dilakukan
berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan,
pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan
yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan
daftar arsip.
Daftar arsip inaktif memuat informasi tentang: pencipta arsip, unit
pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat
perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan
daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan
ARSIP VITAL
Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi
kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk
dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada
arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya
perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi
hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu
kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap
terjaga keselamatannya.
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi
pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam
tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga
merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu
ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan
fisik maupun informasinya.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun
1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip
adalah:
a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh
Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan
b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan
swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip
tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara,
badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan
pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang
bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi,
seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi,
Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain.
Pengertian Arsip Terjaga
Menurut Undang –Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1
Angka 8 disebutkan bahwa arsip terjaga adalah arsip negara yang
berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus
dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Pengertian arsip terjaga
tersebut tidak jelas apabila tidak dikaitkan dengan Pasal 34 (2) "Negara
secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan,
kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan
masalah-masalah pemerintah yang strategis", dan dikaitkan dengan Pasal
43 ayat (1) "Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan,
kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya,
dan masalah-masalah pemerintah yang strategis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 34 (2) wajib memberkaskan dan melaporkan kepada ANRI."
Setelah pengertian Pasal 1 Angka 8 dikaitkan dengan Pasal 34 (2) dan Pasal 43
ayat (1) barulah pengertian arsip terjaga menjadi jelas. Pengertian tersebut
bisa dikembangkan sebagai berikut: "arsip terjaga adalah arsip
negara yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan,
perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah
pemerintah yang strategis yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya" (Djoko Utomo, 2011:11). Dengan demikian, kata-kata "yang
strategis" bukan hanya melekat pada "pemerintahan yang
stratgeis" tetapi juga pada: 1) "kependudukan yang
strategis", 2) "kewilayahan yang strategis", 3) "kepulauan
yang strategis", 4) "perbatasan yang strategis", 5)
"perjanjian internasional yang strategis", 6) "kontrak karya
yang strategis".
Hal-hal yang berkaitan dengan kewilayahan, khususnya wilayah
NKRI, kepulauan, khususnya pulau-pulau terluar, perbatasan,
khususnya perbatasan dengan Negara lain walaupun tanpa tambahan
kata-kata "yang strategis" pastilah strategis. Demikian
juga perjanjian internasional dan kontrak karya walaupun
tidak ditambah kata "yang strategis" pastilah perjanjian internasional
dan kontrak karya adalah strategis karena berhubungan dengan negara lain dan
masalahnya memang masalah yang strategis. Kontrak karya dengan PT. Freeport, apakah
kontrak karya tersebut tidak strategis? Dengan demikian kata "yang
strategis" untuk perjanjian internasional dan kontrak karya adalah untuk
mempertegas.
Untuk "kependudukan",
"kewilayahan", "kepulauan", "perbatasan", dan
"pemerintahan" apabila tidak ditambah kata-kata "yang
strategis" maka di dalamnya akan banyak dijumpai arsip yang tidak penting.
Untuk itu perlu ditegaskan kembali bahwa kata-kata "yang
strategis" diperuntukkan untuk semua bidang ata 7 (tujuh)
bidang, yaitu: kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintah.
Arsip terjaga adalah arsip dinamis. Arsip dinamis
terdiri atas arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Di Belanda disebut
dengan archief (lopende archief dan semi-statisch archief), di
Kanada disebut dengan records (active records dan inactive records), di
Amerika Serikat disebut dengan records (current records dan semi-current
records), di Perancis disebut dengan archives (archives courantes dan
archives intermediaries).